Het team ICT levert ICT-diensten aan de Bevelandse gemeenten en de GR en ondersteunt de deelnemers bij haar informatiserings- en automatiseringsvraagstukken. Dit met als primaire doelstelling dat zij haar taken goed, effectief en veilig kan uitvoeren. Hierbij voeren we de taken uit op gebied van servicedesk en systeem-, netwerk-, en databasebeheer. We voeren functioneel beheer uit op primaire applicaties en websites en adviseren we op trends en ontwikkelingen. Met de I-visie is in juni 2022 de stip op de horizon gezet. Deze stip helpt de komende jaren bij het maken van keuzes om tot een toekomst bestendige ICT-dienstverlening en organisatie te komen. Hierover communiceren we periodiek binnen de I-visie nieuwsbrief.
Update speerpunten I-visie advies bestuur april 2023
Binnen de I-visie zijn op hoofdlijnen een viertal speerpunten vastgesteld waarop in het advies van april 2023 vier eerste uitvoeringsstappen zijn voorgesteld in het kader van de basis op orde. Deze hebben betrekking op de uitwijk en continuïteit, veiligheid, de digitale doorontwikkeling en data-gedreven werken. Op alle vier de stappen is veel vooruitgang geboekt.
Uitwijk en continuïteit
Er zijn de sinds de risicoanalyse van november 2023 veel geïdentificeerde risico’s binnen de ICT-omgeving opgelost als ook langlopende problemen binnen de desktopomgeving (VDI). Dit ten gunste van de algehele veiligheid en continuïteit van de ICT-omgeving. De volgende punten zijn gerealiseerd.
- Update dan wel vernieuwen netwerkapparatuur op de gemeentehuizen.
- Meer redundante verbindingen/systemen binnen de centrale ICT-omgeving.
- Verminderen foutgevoelig externe netwerkverbindingen.
- Update van de systeemsoftware centrale serversystemen.
- Gewijzigde processen wijzigingen en projecten.
Hiermee zijn een groot deel van de beoogde werkzaamheden binnen spoor 1 uitgevoerd. De nog openstaande punten hebben betrekking op de verdere optimalisatie, uitbreiding uitwijkcapaciteit naar 70% en uitvoering nieuwe uitwijk test.
Veiligheid
Continuïteit en veiligheid hebben een directe relatie met elkaar. Veel van de maatregelen op veiligheidsgebied zijn zodoende gelijktijdig met de uitwijk en continuïteit stappen uitgevoerd. Om deze te borgen is een nieuw updateproces en kalender ingericht. De nog openstaande punten zijn de afronding van nieuwe virusscannersoftware, invoering van netwerksegmentatie en opleveren van hacking protocol.
Naar aanleiding van het concept hacking protocol dat maart 2024 is opgesteld is de nodige tijd geïnvesteerd om hierover met de CISO’s en AOV’ers van de gemeenten individueel te spreken. De bevindingen hieruit zijn in april 2024 gepresenteerd aan de betrokkenen en is consensus verkregen om op de voorgestelde manier verder te gaan. Dit bevat onder andere de inzet van het bedrijfscontinuïteitsbeheer en de proces- en documentvoorbeelden van de IBD (Informatie Beveiligingsdienst) als protocol bij een cybercrisis. De IBD biedt handvaten voor de crisisbeheersing in het geval van een hack, het opstellen van crisisteams binnen de GR en de gemeenten, maar ook om de aansluiting op het algemene crisisbeheer van de gemeenten te borgen. Een ICT-crisis kan immers direct gevolgen hebben voor de dienstverlening van een gemeente naar haar burgers.
De documenten die het protocol vormen zijn met de deelnemers uitgewerkt en samengevoegd. De laatste stap is het zorgen dat de afstemming tussen de gemeenten en de GR goed is geborgd om zo tot een gezamenlijk gedragen aanpak en protocol te komen. Het doel is om het protocol aan het DB wat in september bijeenkomt voor te leggen.
Formatie
Voor het verkrijgen van een toekomstbestendige ICT is een analyse opgesteld door M&I Partners ten aanzien van de formatie. In deze analyse is onderzocht hoe de huidige formatie zich verhoudt tot andere gemeentes en gemeenschappelijke regelingen, de kwaliteit van de huidige processen en de toekomstbestendigheid van de huidige ICT-afdeling.
De oplevering van het rapport is eind juni 2024. De voorlopige resultaten bevestigen dat ICT met een te lage formatieve bezetting heeft gewerkt en er een stevige professionaliseringsopdracht ligt. De komende maanden wordt het advies uitgewerkt om verdere invulling te gegeven aan deze aanbevelingen.
Doorontwikkeling
Om doorontwikkeling op het gebied van datagedreven werken en digitale dienstverlening te stimuleren en ruimte om te innoveren te bieden is een Innovatiebudget opgenomen. Vanuit de projectportfoliotafel (PPT) worden mogelijke projecten nader uitgewerkt en collectief over besloten. Een focus hierbij is het zoeken naar synergie tussen deelnemers en harmonisatie in oplossingen. Alle deelnemers zijn blij met de invoering van de PPT. Daarentegen zijn er ook aandachtspunten, met name op het gebied van de beschikbare project(management)capaciteit. Waar nodig wordt capaciteit als onderdeel van het project ingehuurd, zeker wanneer specifieke expertise noodzakelijk is. Met de huidige arbeidsmarkt is dat geen sinecure. Binnen het formatieonderzoek van M&I Partners zijn vergelijkbare bevindingen gedaan en komt dit terug binnen hun aanbevelingen.
Ten aanzien van het Innovatiebudget 2024 is de verwachting dat het budget grotendeels besteed gaat worden. Op dit moment wordt hieruit de begeleiding aanbesteding Sociaal Domein door KBenP (36,4K) gedekt en is vanuit de PPT een akkoord gegeven aan een business case evaluatie en opstellen visie zaakgericht werken (25K). Andere projecten in de pijplijn zijn onder andere de aanbesteding en implementatie nieuwe Sociaal Intranet (vervanging Plein 6), consultancy en migratie nieuw afsprakensysteem, bewustzijnsprogramma veiligheid en privacy, aanschaf ISMS (Information Security Management System) en consultancy voorbereiding BAG aanbesteding. De huidige inschatting (d.d. 1 juni) voor 2024 aan projectkosten binnen het Innovatiebudget is €228.400 (innovatiebudget is € 250.000). Daar kunnen nog aanvullende projecten vanuit de PPT bijkomen.
Overige ontwikkelingen
DVO
Een dienstverleningsovereenkomst (DVO) heeft tot doel afspraken te maken tussen de deelnemers en de ICT van GR de Bevelanden en beschrijft de complete set aan afspraken voor het beschikbaar stellen, bereikbaarheid en het beheren van de ICT-omgeving. De huidige overeenkomst dateert van de oprichting in 2015 en is verouderd. Een nieuwe DVO moet leiden tot betere afspraken over de gewenste ICT-dienstverlening. Deze wordt in gezamenlijkheid met de deelnemers vastgesteld
De DVO wordt aangevuld met verschillende Dossier Afspraken en Procedures (DAP) op de deelgebieden ICT Beheer en Functioneel Beheer waarin de concrete werkafspraken worden omschreven. Daarnaast wordt een Producten en Diensten catalogus (PDC) opgesteld waarbinnen de basis en plusdiensten worden beschreven. Denk aan een beschrijving van een standaard werkplek en welke extra voorzieningen en/of applicaties daarbij tegen welke meerprijs afgenomen kunnen worden.
KBenP heeft de gunning gekregen om de dienstverleningsovereenkomst en aanvullende documenten op te stellen en zijn volgens planning onderweg. Begin juni 2024 heeft een eerste sessie met de Deelnemersoverleg Informatievoorziening-leden (DOI) plaatsgevonden. Het totale traject heeft een verwachte doorlooptijd van 3 tot 4 maanden waarmee het doel is de DVO in augustus op te leveren waarna deze aan het MT en bestuur aangeboden kan worden.
Spoor 2
Binnen de I-visie is afgesproken dat we de komende jaren toewerken naar een toekomstgerichte organisatie. Veilig, duurzaam en efficiënt digitaal werken zijn daarbij belangrijk. Daarbij hoort een moderne ICT-omgeving en een digitale werkplek die dit ondersteunt. Daarnaast zullen steeds meer applicatieleveranciers hun applicaties vanuit een clouddienst aanbieden. Deze veranderingen hebben een effect op onze strategische keuzes. Een belangrijk aspect hierbij is een vervangingskalender waarmee komende investeringen beter kunnen worden ingeschat. Dit heeft onvoldoende aandacht gehad en worden alle assets en vervangingstermijnen opnieuw in kaart gebracht. Dit heeft al een zichtbaar effect op het aantal assets bij de indicatoren.
Microsoft 365 en Teams
Eind 2023 is vanuit de portfoliotafel een traject gestart met 1uur.nu om inzicht te verkrijgen in een moderne werkplek die past bij onze I-visie om veilig en efficiënt digitaal werken. Hierbij is ook een bezoek gebracht aan gemeente Hoekse Waard die al vergevorderd gebruik maakt van Microsoft Teams om digitaal samen te werken. De functionele voordelen die daarbij gezien zijn:
- Altijd en vanaf elk beheerd (mobiel) apparaat zijn bestanden bereikbaar en is communicatie mogelijk.
- Verhoogt en biedt geïntegreerde digitale samenwerking, inclusief partners en externen.
- Productiviteitsverhogend doordat documenten en communicatie op een centrale plaats bijeen staan en er gelijktijdig in samengewerkt kan worden. Minder exemplaren van een bestand doordat er een brondocument is: niet mailen maar ‘delen’ en het beter vinden van documenten.
- Extra functionaliteit zoals een gezamenlijk planbord en een digitaal whiteboard.
- Microsoft 365 biedt geavanceerde beveiligingsfuncties om ervoor te zorgen dat bedrijfsgegevens veilig zijn.
- Toekomstbestendig en continue ontwikkeling functionaliteit.
Afgelopen mei en juni zijn de managementteams van de deelnemers uitgebreid geïnformeerd over de resultaten van de verkenning en hebben managementteams de wens voor een verdere voortzetting om Microsoft Teams te gaan gebruiken bevestigd. We doen dit stap voor stap en trekken hierin samen op met de deelnemers. Bij de uitvoering zal ook ruim aandacht zijn voor adoptie en het trainen van gebruikers in de nieuwe functionaliteiten.
Om te blijven voldoen aan de wet- en regelgeving, privacy te waarborgen en controle te houden op onze informatievoorziening en archivering is betrokkenheid vanuit informatiebeheer, CISO, privacy officers en de functionarissen gegevensbescherming vanuit de deelnemers is essentieel. Deze rolhouders zijn betrokken geweest binnen het 1uur.nu traject en zullen nadrukkelijk ook bij het vervolg betrokken worden.
Met de bevestiging van de managementteams is een projectbrief opgesteld die aan de portfoliotafel zal word aangeboden om een projectmandaat te verkrijgen. Deze projectbrief bevat de projectopdracht, fasering, een stakeholder analyse, een voorlopige projectbegroting en dekking en een voorlopige projectgovernance. Wanneer tijdig aan de randvoorwaarden van het project worden voldaan is de inschatting dat de oplevering rond mei 2025 kan plaatsvinden.
Microsoft Intune
Om de mobiele appraten van medewerkers op een veilige methode te kunnen blijven beheren en te zorgen dat op een veilige manier de beoogde Microsoft 365 functionaliteiten veilig op mobiele apparaten kunnen worden gebruikt is het doel om Microsoft Intune in te richten. Microsoft Intune is de Mobiel Device Management (MDM) tool om mobiele apparaten, zoals smartphones, tablets en laptops van alle medewerkers te kunnen beheren. De licenties van de huidige MDM-software om de smartphones en tablets te beheren loopt maart 2025 af. Een doelstelling van dit project is om voor deze datum alle smartphones en tablets van alle medewerkers binnen Microsoft Intune ingebracht te hebben zodat deze licenties niet hoeven te worden verlengd. Het streven is om gelijktijdig de laptops binnen Microsoft Intune onder te brengen, echter ligt daarbij geen druk op een vervanging van de huidige licenties.
Microsoft Exchange Online
Een ander traject binnen spoor 2 is de migratie van de eigen Microsoft Exchange mailservers naar Microsoft Exchange Online. Hierbij krijgen de gebruikers een nieuwe en aangepaste Outlook versie. Exchange Online is een belangrijke afhankelijkheid voor het Microsoft Teams project om gebruik te kunnen maken van alle gewenste functionaliteiten. Met de migratie naar Microsoft Exchange Online hebben we geen eigen mailservers meer. De voorbereidingen van de migratie zullen tijdens de zomer plaatsvinden. De gefaseerde mailboxmigraties zullen naar verwachting vanaf oktober 2024 gaan starten.
Klanttevredenheidsonderzoek
Om inzicht te krijgen in hoe onze dienstverlening door de gebruikers wordt ervaren is in juni 2024 een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) uitgevoerd. Hiervoor is een enquête naar alle gebruikers toegestuurd. Bij het opstellen van de enquêtevragen zijn ook de DOI-leden meegenomen.
Bij het opstellen van de bestuursrapportage waren de resultaten uit het KTO nog niet bekend. Bij oplevering worden deze met u en de organisatie gedeeld en met de DOI-leden besproken.
Aanbestedingen en projecten ICT
Naast de al toegelichte trajecten zijn op dit moment nog diverse andere aanbestedingen en projecten binnen ICT in uitvoer, waaronder een aantal grootschalige:
- Implementatie Multi Gemeente Makelaar (MGM).
- Aanbesteding Suite voor het Sociaal Domein (Suite, Mens Centraal en Allegro).
- Aanbesteding Sociaal Intranet ter vervanging Plein 6.
- Aanbesteding datacommunicatie verbindingen.
- Procesoptimalisatieproject WIZ.