Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Beschrijving en oorzaak van de bevindingen
Er zijn bevindingen geconstateerd op basis van het voorwaardencriterium. Uit de analyse van de aanbesteding is gebleken dat er sprake is van financiële onrechtmatigheidsfouten.
In het boekjaar 2024 is vastgesteld dat er één onrechtmatige crediteur is. Het contract voor de applicatie Suite voor Sociaal Domein liep oorspronkelijk af op 31 december 2024. Omdat de kosten aanzienlijk waren, moest dit contract Europees worden aanbesteed. Echter, de organisatie is niet op tijd begonnen met de voorbereiding van de Europese aanbesteding, terwijl het oorspronkelijke contract al was opgezegd. Door het uitstellen van de aanbesteding liep de organisatie het risico dat de applicatie Suite voor Sociaal Domein niet meer beschikbaar zou zijn. Om dit risico te vermijden, is besloten om een nieuw contract af te sluiten met de huidige leverancier. Dit contract is echter niet Europees aanbesteed, terwijl het bedrag boven de drempel van € 221.000 ligt, waardoor het volledige contract onrechtmatig is. Aangezien deze onrechtmatige handeling plaatsvond in 2024, moet de volledige contractwaarde van € 468.406 worden opgenomen in de verantwoording van rechtmatigheid.
De totale fout in financiële onrechtmatigheid bedraagt € 468.406.
Verbeterpunten
Inmiddels is het aanbestedingstraject voor Suites voor sociaal domein gestart, waarbij naar verwachting per einde van het jaar een nieuw contract is afgesloten. Hiermee wordt de onrechtmatigheid opgelost. Daarnaast heeft de organisatie de aflopende contracten in beeld en dient het eerder de inkooptrajecten te doorlopen.