Het team ICT levert ICT-diensten aan de Bevelandse gemeenten en de GR en ondersteunt de deelnemers bij haar informatiserings- en automatiseringsvraagstukken zoals deze zijn gedelegeerd. Dit met als primaire doelstelling dat elke deelnemer haar taak goed, effectief en veilig kan uitvoeren. Hierbij voert team ICT de taken uit op gebied van Servicedesk en het systeem-, netwerk-, en database beheer. We voeren functioneel beheer uit op de primaire applicaties en websites. Daarnaast adviseren we op trends en ontwikkelingen, voeren ICT-projecten uit en voeren de regie naar onze leveranciers.
Er is veel gerealiseerd in 2024 op het gebied van de dienstverlening, continuïteit, ontwikkeling en veiligheid waaronder een aantal verder worden toegelicht. Door verschillende omstandigheden zijn er echter ook projecten vertraagd of niet in 2024 uitgevoerd. Enkele voorbeelden van omstandigheden waren het traject om de leaseconstructie af te kopen en de vertragingen bij de projecten binnen Spoor 1 en 2 en het project Multi Gemeente Makelaar. Hierdoor heeft de beoogde volledige inzet van de beschikbare budgetten niet plaatsgevonden. De resterende budgetten hebben positief bijgedragen aan de afkoop van de leaseconstructie. Met de afkoop van de lease hebben we de assets in eigen beheer genomen en zijn we beter in control.
Update speerpunten i-Visie
Binnen de i-Visie zijn in 2023 op hoofdlijnen een viertal speerpunten vastgesteld in het kader van de basis op orde. Deze hebben betrekking op de uitwijk en continuïteit, veiligheid, de digitale doorontwikkeling en data-gedreven werken. Eind 2023 zijn de eerste speerpunten uitgewerkt in verschillende projecten binnen Spoor 1 welke in 2024 grotendeels zijn uitgevoerd. Voor de andere speerpunten zijn in 2024 een aantal projecten binnen Spoor 2 gestart en deels uitgevoerd. Hier gaan in 2025 meer initiatieven voor volgen.
Het ICT landschap transformeert gestaag naar een hybride omgeving. Hierin worden ICT applicaties en data integraal vanuit de eigen hardware omgeving ('on premise') en Clouddiensten aan gebruikers aangeboden worden. Dit in lijn met de visie zoals deze binnen de i-Visie is beschreven.
Uitwijk en continuïteit
Ten gunste van de algehele veiligheid en continuïteit van de ICT-omgeving zijn het afgelopen jaar veel geïdentificeerde risico’s binnen de ICT-omgeving opgelost als ook langlopende problemen binnen de desktopomgeving (VDI). Hierover is uitvoerig bericht binnen de periodieke i-Visie Nieuwsbrieven. Het Spoor 1 project heeft een langere doorlooptijd dan was gepland. De nog openstaande punten worden naar verwachting eerste kwartaal 2025 afgerond. De uitwijkcapaciteit moet nog wel worden opgeschaald naar de afgesproken 70%. Deze capaciteitsuitbreiding staat voor later 2025 gepland samen met de hardware vernieuwing van het serverpark en de implementatie van de nieuwe dataverbindingen tussen alle locaties.
Afgelopen november is een nieuwe uitwijktest naar Borsele van de volledige ICT omgeving uitgevoerd, inclusief alle applicaties en externe koppelingen. Deze uitwijktest is succesvol verlopen. Gezien de situatie waar we vandaan komen zijn we daar enorm trots op.
Veiligheid
Het borgen van informatieveiligheid is een continu proces. Met de uitvoering van Spoor 1 zijn vele maatregelen doorgevoerd ten guste van de ICT-veiligheid, zowel op technisch als procesvlak. Binnen Spoor 2 zetten we deze lijn voort. Eind 2024 zijn we ook gestart met de het verhogen van de digitale weerbaarheid fase 2.
In 2024 is samen met de CISO’s en de AOV’ers het cybercrisis protocol opgesteld op basis van het bedrijfscontinuïteitsbeheer en de proces- en documentvoorbeelden van de IBD (Informatie Beveiligingsdienst). Het protocol is in 2024 door het dagelijks bestuur definitief vastgesteld.
Doorontwikkeling
Om doorontwikkeling op het gebied van ICT, data-gedreven werken en digitale dienstverlening te stimuleren en ruimte te bieden om te innoveren wordt structureel een ontwikkelbudget van 250K opgenomen. Vanuit de projectportfoliotafel worden nieuwe projecten geïnitieerd, de mogelijke projecten nader uitgewerkt en gezamenlijk afgestemd. December 2024 is de projectportfoliotafel met de deelnemers geëvalueerd en zijn alle deelnemers nog steeds tevreden met de invoering hiervan. Een aandachtspunt blijft de beschikbare project(management)capaciteit. Waar nodig wordt capaciteit als onderdeel van het project ingehuurd, zeker wanneer specifieke expertise noodzakelijk is.
Zoals in de tweede alinea toegelicht zijn niet alle budgetten in 2024 benut, waaronder het ontwikkelbudget 2024. Gezien de schaal van een aantal lopende en in 2025 beoogde projecten binnen de doorontwikkeling en data-gedreven werken, zoals de verdere implementatie van Microsoft 365/Teams binnen Spoor 2, en de benodigde middelen daarvoor, is met akkoord van het dagelijks bestuur 190K van het ontwikkelbudget 2024 overgeheveld naar 2025. Op dit moment loopt de aanbesteding voor de verdere inrichting van Microsoft 365/Teams. Hierbij is veel aandacht voor de adoptie binnen de deelnemers.
Projecten die zijn afgerond dan wel nog in uitvoering vanuit het ontwikkelbudget 2024, zijn de aanbesteding softwareapplicaties voor het Sociaal Domein, projectleiding marktverkenning en aanbesteding Sociaal Intranet (vervanging Plein 6) en voorbereidingen Microsoft 365/Teams.
Klanttevredenheidsonderzoek (KTO)
Om inzicht te krijgen in hoe onze dienstverlening door de gebruikers wordt ervaren is in juni 2024 naar alle gebruikers een KTO enquête gestuurd. 38% heeft deze beantwoord. De drie hoogste scores zijn de tevredenheid over de Microsoft applicaties (7,72), de dienstverlening van de Servicedesk (7,66) en andere ICT collega’s (8,02). Scores waar we trots op mogen zijn. De laagste score was het werken binnen de VDI-omgeving (6,42). Er is aan de hand van de KTO-rapportage een plan opgesteld en voorgelegd aan de DOI. De VDI-omgeving krijgt prioriteit bij de verbeteringen naast alle andere ontwikkelingen.
Formatie
Om te komen tot een toekomstbestendige ICT heeft M&I/Partners onderzocht hoe de huidige formatie zich verhoudt tot andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, de kwaliteit van de huidige processen en de toekomstbestendigheid van de huidige ICT-afdeling. M&I/Partners concludeert dat team ICT met een te lage formatieve bezetting heeft gewerkt en er een stevige professionaliseringsopdracht ligt. Het rapport is augustus 2024 opgeleverd.
In afstemming met het dagelijks bestuur is in oktober 2024 besloten om in eerste instantie de uit de i-Visie beschikbare formatie in te vullen en daarna een advies naar het dagelijks bestuur uit te brengen over de overige geadviseerde formatie. Door de gevolgen voor bestaande functies wordt het proces zorgvuldig doorlopen. De verwachting is dat in de loop van het eerste kwartaal 2025 de vacatures worden uitgezet.
Microsoft Intune
Om de mobiele apparaten van medewerkers op een veilige methode te kunnen blijven beheren en te zorgen dat de zakelijke functionaliteiten op mobiele apparaten op een veilige manier kunnen worden gebruikt, is Microsoft Intune ingericht. Op dit moment zijn de voorbereidingen gaande voor de uitrol ter vervanging van de huidige beheersoftware. Deze fase is naar verwachting in april 2025 afgerond. In een vervolgfase zullen de overige apparaten, zoals Windows laptops binnen de Microsoft Intune ingebracht gaan worden.
Microsoft Exchange Online
Een andere ontwikkeling is de migratie van de eigen Microsoft Exchange mailservers naar Microsoft Exchange Online en Outlook op de mobiele apparaten. Exchange Online is een belangrijke afhankelijkheid voor het Microsoft Teams project en inmiddels is het overgrote deel van de gebruikers succesvol overgezet. Dit project wordt in het eerste kwartaal 2025 afgerond. Met de migratie naar Microsoft Exchange Online is de mailvoorziening van gebruikers naar de Cloud gemigreerd.
Aanbestedingen en projecten ICT
Naast de toegelichte trajecten zijn op dit moment nog diverse andere aanbestedingen en projecten in uitvoer of gaan in 2025 gaan starten, waaronder een aantal grootschalige:
- Implementatie Multi Gemeente Makelaar (MGM);
- Implementatie Suite voor het Sociaal Domein (Suite, Mens Centraal en Allegro);
- Implementatie Sociaal Intranet ter vervanging van Plein 6;
- Aanbesteding van diverse applicaties, zoals Templafy, SDU Vind, BAG, Datamask, eHRM, zorgmail;
- Vervanging en uitbreiding WIFI netwerk;
- Vervanging werkplek hardware (Laptops, monitoren, mobiele telefoons, e.d.)
- Upgrade datacommunicatie verbindingen tussen de locaties, datacenters en Internet.