Meerjarenvisie

Meerjaren visie informatievoorziening met investeringsplan 2022-2025
In 2022 is de I-visie vastgesteld, inclusief een prioriteitsstelling. In 2023 heeft een nadere uitwerking plaatsgevonden. Daarbij is aandacht besteed aan de kwantitatieve groei die niet vertaald was in een groei van formatie. Er is sprake van een toename in accounts met 40%, een groei van het aantal meldingen Servicedesk met 27% en een groei van de te ondersteunen apparaten met 66%. Deze groei was niet vertaald in capaciteit. Daarnaast is aandacht geschonken aan de kwalitatieve ontwikkelingen, die noodzakelijk worden geacht. De uitwerking van de I-visie heeft door een extern adviesbureau plaatsgevonden.

Voorjaar 2023 heeft zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur een besluit genomen op de voortgang I-visie en het meerjarenperspectief. De basis op orde, verdere professionalisering, ontwikkeling op continuïteit en security met ook een duidelijke agenda om te groeien op het gebied van datagericht werken, digitale dienstverlening en ruimte om te innoveren komen hierbij aan bod. Daarbij is op verzoek van het bestuur op de eerste plaats aandacht besteed aan de uitwijk en een hacking-protocol.

Uitvoering formatieonderzoek WIZ door Berenschot
Naar aanleiding van het formatieonderzoek bij WIZ door Berenschot is gekozen voor een scenario waarbij naast een benodigde investering in formatie ook geïnvesteerd werd in innovatie en verbetering. In de praktijk betekende dit dat 55% van de door Berenschot berekende extra capaciteit is geïnvesteerd in formatie-uitbreiding. Het andere deel van de benodigde capaciteit (45%) moest worden gecreëerd door een verbetering van de bedrijfsvoering. De extra tijdelijke capaciteit die nodig is voor het investeren in innovatie en verbeteren van de processen is opgevangen binnen de bestaande begroting. In het plan van aanpak zijn voor deze verbetering in de bedrijfsvoering de volgende speerpunten benoemd:

1. Uitbreiding dienstverlening aan inwoners
2. Vormgeven van een goede integrale toegang
3. Organiseren van administratieve ondersteuning van de werkprocessen
4. Extra inzet voor beleidsontwikkeling
5. Innovatie

Uitbreiding van de capaciteit door formatie-uitbreiding is in 2024 grotendeels gerealiseerd. Hierdoor hebben we de dienstverlening aan de klanten op een goede wijze kunnen voortzetten.

Verbetering en innovatie vinden met name plaats via het project procesoptimalisatie wat in 2024 is gestart en loopt tot en met 2025. Procesoptimalisatie gaat ons laten zien waar de werkprocessen verbeteringen behoeven, waar we efficiënter kunnen gaan werken en welke keuzes we moeten maken ten aanzien van verbetering in de bedrijfsvoering met als uiteindelijke doel de kwaliteit te verhogen.

Voor verbetering van de dienstverlening aan inwoners zijn verschillende stappen gezet. Er is in 2024 sterk geïnvesteerd in de samenwerking met de lokale gemeenten om de zichtbaarheid en bereikbaarheid van onze klantmanagers op lokaal niveau te verbeteren. Er zijn verschillende initiatieven en samenwerkingen tot stand gekomen, afhankelijk van de wensen van de desbetreffende gemeente. Er zijn bijvoorbeeld (extra) initiatieven ontstaan met spreekuren op locatie, meer aanwezigheid en betrokkenheid bij trainingen per gemeente en gebiedsteam, multidisciplinaire overlegmomenten samen met de andere ketenpartners. Verder is de formatie voor budgetcoaching ten behoeve van het ontzorgen van de statushouders op orde gebracht. Statushouders worden in de 1e zes maanden na vestiging gecoacht in het zelfstandig beheren van hun financiën. Via de verbetering van de bedrijfsvoering zullen we in 2025 capaciteit vrijspelen, zodat we het klantcontact kunnen verstevigen en dienstverlening aan de inwoners verder kunnen verbeteren. Hierdoor ontstaat er ruimte voor het oppakken van dienstverleningsgesprekken Participatiewet en evaluatiegesprekken WMO.

De uitbreiding van formatie is bij “de toegang” vooralsnog ingezet op tijdelijke basis. De optimale invulling is afhankelijk van de resultaten van het project procesoptimalisatie. De werkprocessen van de toegang en een integrale toegang is een onderdeel van dit project. Met de tijdelijke uitbreiding kon de dienstverlening in 2024 op een goed niveau worden gehouden. In 2025 zullen de keuzes met betrekking tot een integrale toegang verder onderzocht worden en geïmplementeerd.

Bij het onderdeel beleid is 1 extra beleidsmedewerker geworven en ingezet.

Innovatie via digitalisering bij de werkprocessen is voor een efficiënte uitvoering en vanuit klantperspectief een sterke wens van de GR. Omdat begin 2025 een aanbesteding wordt opgestart voor een nieuw administratief systeem voor alle WIZ-onderdelen is de implementatie daarvan uitgesteld totdat de nieuwe software wordt ingericht. Bij de inrichting van de werkprocessen worden de mogelijkheden hiervoor wel in kaart gebracht.

Formatie HRM
Sinds de oprichting van GR de Bevelanden is het aantal medewerkers – dat werkzaam is bij de deelnemende organisaties tot 2023 - toegenomen met 27%. De formatie van het team HRM is echter niet navenant toegenomen. Ten opzichte van 2015 is de formatie in 2023 gestegen met 7,3 %.

Naar aanleiding hiervan heeft zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur voorjaar 2023 een besluit genomen over de formatie HRM en deze te koppelen aan het aantal medewerkers binnen de Bevelanden. De vastgestelde HR:fte ratio is 1:46, dat betekent 1 fte HR tegenover 46 medewerkers. Afgesproken is om in twee stappen hiernaartoe te werken: 2 fte uitbreiding in 2024 (gerealiseerd) en bij de begroting 2026 de rest. Dat betekent een uitbreiding van 3,9 fte in 2026.

De extra HR-capaciteit in 2024 is ingezet om kennis en ontwikkeling te borgen. Het gaat hier met name om 1e lijns HR-dienstverlening aan bestuurders (burgemeesters en wethouders) en (administratieve) ondersteuning voor het afhandelen van vragen van medewerkers, het verbeteren van de digitale HR-processen en de benodigde ondersteuning van de eerstelijns HR-adviseurs.

De groei van het medewerker aantal op de Bevelanden gecombineerd met hogere uitstroom percentages maken dat binnen de klantteams de werkdruk hoog is. Daarnaast vindt binnen de gemeente regelmatig organisatiewijzigingen plaats (groot en klein) en wordt eveneens gewerkt aan lokaal HR-beleid. In de huidige formatie is de aanwezigheid van HR op de gemeentehuizen vrij beperkt. Een enkele gemeente geeft nu al extra geld uit voor meer HR. De uitbreiding voor 2026 zal daarom grotendeels benut worden om de klantteams bij de deelnemende organisaties op sterkte te brengen. Daarnaast is extra capaciteit nodig bij het onderdeel HR-experts. Hier zien we toenemende behoefte aan goede beleidsontwikkeling op het brede HR vakgebied van doorontwikkeling IKB tot Leren en ontwikkelen (als voorbeeld).

Trainees
De GR heeft de wens om met trainees te gaan werken om pas afgestudeerde hbo'ers en academici binnen te halen en te behouden om zo de instroom van jonge professionals te borgen en daardoor een nieuwe generatie medewerkers op te leiden en te ontwikkelen.