Het team ICT levert ICT-diensten aan de Bevelandse gemeenten en de GR en ondersteunt en adviseert de deelnemers bij haar informatiserings- en automatiseringsvraagstukken zoals deze zijn gedelegeerd. Te weten de Servicedesk, het systeem-, netwerk, databasebeheer en de advisering over automatisering, informatisering en de trends en ontwikkelingen hierbinnen. Er vindt functioneel beheer plaats op de afgesproken applicaties en de specifieke toepassingen voor het gegevensbeheer en distributie binnen de Makelaarssuite. De ICT-omgeving bestaat uit 44 fysieke serversystemen verdeeld over twee datacenters, 190 virtuele serversystemen, 995 virtuele desktopsystemen, 400 applicaties, 45TB aan data (exclusief data extern), 1700 gebruikers en 7700 hardware items. Per jaar voeren de Servicedesk en Beheer zo’n 13.000 telefoongesprekken en worden zo’n 15.000 meldingen geregistreerd in het systeem.
Het team neemt deel en ondersteunt projecten die door de deelnemers geaccordeerd en geprioriteerd zijn en voert regie uit naar onze leveranciers. Een adequate en kwalitatieve ICT-dienstverlening is essentieel voor de deelnemers om haar diensten naar haar burgers uit te kunnen voeren.
Gedurende de eerste vijf maanden van 2025 is veel gerealiseerd dan wel in gang gezet op het gebied van de dienstverlening, continuïteit, financiële borging en het komen tot een toekomstgerichte duurzame organisatie. Het besluit op de afkoop van de leaseconstructie en invulling van de i-Visie formatie waren hierbij noodzakelijk.
Ontwikkelingen - Wat is nieuw?
De ontwikkelingen binnen ICT staan niet stil. De transitie van lokaal naar SaaS en Clouddiensten gaat onverminderd door en de ontwikkelingen hierbij ook. Dit levert enerzijds minder technisch beheer op, anderzijds neemt de complexiteit van het applicatielandschap door de vele datastromen tussen systemen en Clouddiensten toe. Hoe houden we grip op waar de data staat, de toegang daartoe en houden we de kosten van dergelijke diensten beheersbaar. Dit vraagt continue aandacht van het functioneel beheer, beheer datakoppelingen, data management, borging op de informatiebeveiliging en de regie naar leveranciers en interne stakeholders. Dat vraagt ook andere competenties, expertises en een doorontwikkeling binnen team ICT. In het verlengde hiervan is de ontwikkeling binnen data-gedreven besluitvorming en het toegankelijk maken van data voor analyse. Ook hier is in 2025 aandacht voor.
Een andere belangrijke ontwikkeling is de toepassing van Generatieve AI. De deelnemers hebben het afgelopen jaar ervaringen opgedaan en is onlangs een projectgroep met alle deelnemers gestart om dit jaar een integrale aanbesteding uit te schrijven.
Ook de informatieveiligheid vraagt in 2025 weer meer aandacht. De digitale weerbaarheid blijft cruciaal en daarmee het volgen van de technische ontwikkelingen en het toepassen van actuele maatregelen om de veiligheid te borgen. Daarbij gaan ook richtlijnen vanuit de rijksoverheid aangescherpt worden later dit jaar binnen de nieuwe Cyberbeveiligingswet (Cbw).
i-Visie Spoor 1 en 2
Het overgrote deel van Spoor 1 in het kader van continuïteit, uitwijk en veiligheid is afgerond. De nog openstaande punten hebben een langere doorlooptijd en zullen in de loop van 2025 afgerond worden. Intussen lopen er verschillende projecten binnen Spoor 2 waarvan enkele de afgelopen maanden zijn afgerond. Spoor 2 is een continu proces om de ICT omgeving door te ontwikkelen en het beheer verder te optimaliseren.
Een voorbeeld hiervan is Microsoft Teams waarmee we flink investeren in de digitale samenwerking met alle deelnemers en onze ketenpartners. Inmiddels is de definitiefase afgerond en zijn de voorbereidingen in volle gang. Het succes van dit project ligt voor een belangrijk deel bij de adoptie binnen de deelnemers en gebruikers, en het inrichten van de beheerorganisatie. Hier is veel aandacht voor binnen het project. De inrichting van het functioneel beheer van Microsoft Teams vraagt om extra formatie bij de GR (onderdeel van formatieadvies fase 2). Het eerste kwartaal 2026 moeten we de vruchten plukken van dit traject.
Van lease naar assets in eigen beheer
Naar aanleiding van eerdere besluitvorming is het leasecontract met Econocom afgekocht en zijn de assets ICT nu in eigen beheer. De toelichting op de afkoop en financiële impact is opgenomen in de jaarstukken 2024 alsook de programmabegroting 2026-2029.
Binnen het proces van de afkoop is het overzicht verkregen van alle hardware assets om deze zelf in beheer te nemen. Deze inventarisatie heeft ook het financieel inzicht gegeven op de noodzakelijk hardware investeringen, vertaald naar een meerjarige vervangingskalender en daarmee meer in controle te komen. De inhaalslag van de vervanging van de huidige hardware assets zal een volledige vervangingscyclus van 5 jaar in beslag nemen. Daarna ontstaat een meer gelijkmatig kostenbeeld. Het vervangen van de huidige hardware assets over deze periode past binnen de huidige meerjarenbegroting.
Toenemende kosten door groei gebruikers en prijsstijgingen externe diensten
De groei aan gebruikers bij de deelnemers zet zich vooralsnog onveranderd door. Over de afgelopen 5 jaar is het aantal Microsoft 365 licenties met bijna 40% gegroeid en het aantal gelijktijdige gebruikers binnen de digitale werkplek (VDI platform) met bijna 33% over dezelfde periode terwijl de hardware investeringen in vernieuwing en extra capaciteit is achterbleven. De hardware vernieuwing staat inmiddels voor het vierde kwartaal 2025 gepland. Zoals in het advies leaseafkoop eind 2024 vermeld staat kan de GR dergelijke investeringen niet uit eigen liquide middelen voorfinancieren moet hiervoor een financiering aangegaan worden. Dit advies ligt voor bij het bestuur.
Ook de kosten van licenties en externe diensten zijn bovengemiddeld gestegen. Deze zijn vaak niet beïnvloedbaar.
Andere aanbestedingen en projecten ICT
Naast de toegelichte trajecten zijn op dit moment nog diverse andere aanbestedingen en projecten in uitvoer of gaan later in 2025 starten, waaronder een aantal grootschalige. Deze hebben bijvoorbeeld betrekking op de vervanging van de Suite voor het Sociaal Domein, implementatie applicatie Jeugd, implementatie nieuw Sociaal Intranet (Plein 6), implementatie HRM applicatie, vervanging klant-afsprakensysteem, vervanging applicatie Basisregistratie Adressen & Gebouwen (BAG) en vernieuwing diverse andere applicaties. Daarnaast wordt de hardware op een groot aantal werkplekken bij de deelnemers vernieuwd.
Doorontwikkeling ICT organisatie
Ontwikkelingen gaan razendsnel met voortdurende innovaties die onze manier van werken, communiceren en het toegankelijk maken van informatie en (Cloud)diensten ingrijpend veranderen. Informatiebeveiliging speelt hierin een cruciale rol. Voor het inrichten van een toekomstgerichte duurzame ICT organisatie zetten we voor de doorontwikkeling in op drie onderdelen, namelijk de processen, personeel en de organisatiestructuur.
Een noodzakelijke vervolgstap bij de doorontwikkeling en het oplossen van de onderbezetting van team ICT is het in positie brengen van de geadviseerde functies met de juiste competenties, zoals deze ook binnen het onderzoek van M&I/Partner zijn benoemd.
Dit doen we in twee fases om rekening te houden met eventuele voortschrijdende inzichten bij het invulling van specifieke functies. Met het besluit van het bestuur op de invulling van de i-Visie formatie is de werving voor de eerste fase gestart en worden de eerste functies ingevuld. Het is echter geen sinecure om deze binnen de huidige arbeidsmarkt ingevuld te krijgen. Waar snelheid gewenst is wordt zodanig ingehuurd. Voor de tweede fase volgt een advies naar bestuur inclusief een voorstel voor de dekking van de aanvullende formatie.
Voor wat betreft het borgen van de operationele processen is een gedegen inrichting van ITIL binnen de Servicedesk en het beheer noodzakelijk. Hier is dit jaar mee gestart en de eerste resultaten daaruit worden op dit moment ingericht.